西政党政办发〔2018〕36号

各学院：

　　我校2018年毕业生档案转递准备工作于5月中旬展开，根据学校对2018年毕业生工作整体安排，为确保毕业生人事档案在转递工作中按时、规范、有序、安全地转递到用人单位和目的地，现将相关事项通知如下：

　　一、按时移交档案

　　档案馆已对各学院毕业生档案移交、合并、封装等具体工作事宜做出了统一安排和布置（见附件），请各学院严格遵照执行；

　　二、认真做好档案移交准备工作

　　为保证毕业生档案工作保质、高效开展，各学院务必切实做好档案转递前的相关准备工作：

　　（一）尽快收集齐全需用邮政特快专递寄出档案的相关信息，并最迟于6月26日前将填写完整、准确的《特快专递名单统计表》报档案馆；

　　（二）在学生档案袋的密级和编号栏内用签字笔分别填写学生姓名及存档号并按从小到大的顺序排列；

　　（三）将每个学生的档案转寄地址、单位及学生基本信息打印后按要求牢固地粘贴在机要信封正面（格式详见已上传至西政就业工作QQ群上的“档案袋封面内容”）；

　　（四）将尚存留在学院的学生个人档案及毕业即将形成的全套材料对应装入每个学生的档案袋中备移交档案馆合并档案（特别注意不要将同名学生的档案材料混淆）；

　　（五）根据学校档案馆要求分类制作相关名单（档案移交汇总、缓寄、暂存学校、考入本校硕士生、考入本校博生生等名单），具体表格式样已上传至西政就业工作QQ群，请相关辅导员及时下载并遵照执行。特别强调的是缓寄档案的学生需要按档案馆上传的《档案缓寄申请书》严格提出申请并做出相应承诺。

　　（六）各学院移交档案时将上述按要求制作好的各类名单一并报送档案馆（要求纸质件和电子件同时报送，所有名单纸质件一式三份），以上名单均须由辅导员签字并加盖学院公章。

　　三、做好协助工作

　　因档案转递工作时间紧、任务重、要求高，每个学院在向档案馆移交学生档案时，须派4名党员学生助理协助档案馆开展工作。

　　由于学生人事档案关系到学生就业、转正、定级、晋升等个人的前途和发展，不容有任何闪失，希望各学院领导高度重视，落实责任，督促相关人员配合协助档案馆工作人员按本通知要求做好相关工作。

　　特此通知

　　党政办公室

　　2018年6月5日

• 相关附件：
• 1.2018年毕业生档案移交、封装时间安排